Le correspondant, le secrétaire et le président : qui signe quoi à la FFF

Vendredi, 18 h 40. Un dossier de licence bloque, une réserve doit partir avant lundi, et la seule personne qui sait où cliquer est en vacances. Dans un club de foot amateur, la question « qui signe ? » coûte plus de soirées que n’importe quel règlement. Elle a pourtant une réponse simple, à condition de distinguer quatre fonctions — et de comprendre que l’une d’elles n’est pas un titre honorifique mais un rôle informatique.

Quatre fonctions, quatre responsabilités

• Le président engage l’association. C’est lui (ou la personne que les statuts désignent) qui signe ce qui lie le club : engagements d’équipes, conventions, courriers officiels au district, appels.
• Le secrétaire tient la mémoire administrative : convocations, procès-verbaux, déclarations en préfecture, archivage des courriers reçus et envoyés.
• Le trésorier tient les comptes et, avec le président, les relations bancaires.
• Le correspondant Footclubs administre les accès du club aux outils de la FFF. C’est le seul à pouvoir créer un utilisateur, lui attribuer des droits, et les retirer.

Ces quatre personnes doivent être licenciées dirigeantes et enregistrées comme telles auprès du district. Une fonction laissée au nom de quelqu’un qui a quitté le club l’an dernier, c’est la panne assurée à la première échéance.

Le correspondant Footclubs n’est pas un webmaster

C’est la confusion la plus répandue. Le correspondant n’est pas « celui qui sait se servir de l’ordinateur » : il est l’administrateur des utilisateurs du club. Lui seul modifie les niveaux d’habilitation — qui voit les licences, qui accède aux compétitions, qui peut utiliser la feuille de match informatisée, qui consulte les coordonnées bancaires (accès réservé, en pratique, au correspondant, au président et au trésorier).

Conséquence directe : quand un dirigeant « ne voit rien » dans Footclubs, ce n’est presque jamais un problème de mot de passe, c’est une habilitation manquante. Le détail de ces réglages est dans notre guide du correspondant de club.

Qui signe une demande de licence

Une demande de licence n’est validée que par un utilisateur habilité à signer pour le club. Ce droit se délègue : c’est le correspondant qui l’attribue, et il peut l’attribuer à plusieurs personnes. C’est d’ailleurs la première décision à prendre en juin — ne jamais laisser un seul signataire. Deux personnes habilitées, c’est la garantie que la campagne de licences ne s’arrête pas parce qu’un bénévole est en déplacement professionnel pendant trois semaines.

Depuis la bascule des campagnes récentes vers le parcours dématérialisé, la demande part du licencié lui-même (ou de son responsable légal) et revient au club pour validation : le club ne saisit plus, il contrôle et signe. Le circuit complet, pièces comprises, est détaillé dans licences FFF : le circuit complet d’une demande.

Ce que seul le président engage

• Les engagements d’équipes et les décisions de forfait général : ils engagent financièrement le club pour la saison.
• Les réserves confirmées et les réclamations, qui doivent partir sur papier à en-tête du club, signées par une personne habilitée, dans les délais (voir réserves et réclamations).
• Les appels devant les commissions et les courriers disciplinaires.
• Les conventions : ententes, groupements, partenariats, mise à disposition d’installations.

Le président peut déléguer, mais la délégation s’écrit : une ligne au procès-verbal du comité directeur (« M./Mme X est habilité(e) à signer les courriers relatifs aux compétitions pour la saison 2026-2027 ») suffit et vous évitera une discussion désagréable devant une commission.

Ce qui se signe hors FFF

Le district n’est qu’un des interlocuteurs du club. Après chaque assemblée générale, quatre autres guichets attendent une signature : la préfecture (déclaration des changements de dirigeants), la banque (mandataires du compte), la mairie (conventions d’installations et subventions), l’assureur. Le détail, avec les délais, est dans changer de dirigeants : les quatre déclarations à faire après l’AG.

Le tableau à faire en dix minutes

Ouvrez un tableau à quatre colonnes : acte, titulaire, suppléant, mis à jour le. Une ligne par acte réellement rencontré dans la saison : signature des licences, engagement des équipes, feuille de match, réserves, courrier au district, virements, déclaration en préfecture. Vous verrez immédiatement les deux trous habituels : un acte sans suppléant, et un acte au nom d’une personne partie. Relisez ce tableau une fois par an, en juillet, au moment de la revue des habilitations.

Un club qui tient ce tableau à jour sait aussi qui dispose de quels droits dans ses propres outils. C’est la même logique côté application : dans KlubOn, chaque dirigeant, coach ou membre du bureau a un rôle explicite, et le président voit en un écran qui peut faire quoi — sans partager un compte commun.

Les trois pannes classiques

1. Le correspondant parti avec les accès. Reprise possible, mais elle passe par le district et prend des jours. Anticipez le transfert avant le départ, jamais après.
2. Le compte partagé. Un identifiant unique utilisé par cinq personnes : plus aucune traçabilité, et une habilitation impossible à retirer proprement.
3. Les habilitations jamais revues. Un éducateur parti en juin qui voit encore les licences en novembre, c’est une revue des droits qui n’a pas eu lieu.