Changer de dirigeants : les quatre déclarations à faire après l’AG

L’assemblée générale a élu un nouveau bureau, on s’est serré la main, et tout le monde est rentré. Six mois plus tard, la banque refuse de changer le mandataire du compte, la mairie écrit toujours à l’ancien président et le district n’a pas les bons contacts. Le changement de dirigeants n’est pas fini quand le vote est acquis : il est fini quand quatre déclarations ont été faites. Voici lesquelles, dans l’ordre.

1. La préfecture : trois mois, pas plus

Une association déclarée doit signaler à l’administration — le greffe des associations en préfecture — les changements de ses dirigeants dans les trois mois. Ce n’est pas une formalité de confort : tant que la déclaration n’est pas faite, le changement est inopposable aux tiers. Autrement dit, votre nouveau président n’a, pour la banque ou pour un partenaire, aucune existence officielle.

Ce que l’administration attend, pour chaque nouveau dirigeant :

• Nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction.
• La liste à jour et complète de l’équipe dirigeante (pas seulement les entrants).
• Le procès-verbal de l’assemblée générale ou de la réunion qui a procédé à l’élection.

Deux voies : le téléservice e-modification sur service-public.fr, avec votre numéro RNA (le plus rapide, et il vous évite de recopier les données déjà connues), ou le formulaire Cerfa 13971*03 envoyé par courrier. Dans les deux cas, l’administration délivre un récépissé : c’est ce document que vous présenterez à la banque, à la mairie et aux partenaires pour justifier des fonctions de chacun. Rangez-le au même endroit que les statuts.

En Alsace-Moselle, le régime est différent : la déclaration se fait au greffe du tribunal du siège social, la date et le lieu de naissance des dirigeants sont exigés en plus, et le procès-verbal et la liste des dirigeants sont obligatoires.

Ne pas déclarer expose l’association à une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive) — jusqu’à 10 000 € en Alsace-Moselle. Personne n’a jamais vu un club de district poursuivi pour ça ; en revanche, tout le monde a déjà vu un club bloqué à la banque.

2. La FFF : les dirigeants sont des licenciés

Côté fédéral, un dirigeant de club est un licencié : le nouveau président, le secrétaire et le trésorier doivent disposer d’une licence dirigeant en cours de validité. C’est aussi le moment de revoir les rôles administratifs dans Footclubs, qui ne se mettent pas à jour tout seuls quand le bureau change :

• Le correspondant du club, qui reçoit les communications officielles du district et de la ligue.
• Les utilisateurs Footclubs et leurs habilitations : créer les nouveaux, désactiver ceux qui partent.
• Les accès à la FMI pour les personnes présentes le samedi.
• Les coordonnées publiques du club (adresse, téléphone, email officiel) affichées par le district.

Le piège classique : l’ancien correspondant garde ses accès parce que « lui, il sait faire », et les convocations de commission continuent d’arriver dans une boîte mail que plus personne n’ouvre. Notre guide du correspondant détaille la revue des droits à faire à chaque intersaison.

3. La banque : le point de blocage numéro un

C’est la démarche qui prend le plus de temps et que l’on lance toujours trop tard. Rassemblez en une seule fois : le procès-verbal de l’AG, le récépissé de la préfecture, les statuts à jour, les pièces d’identité des nouveaux mandataires et la décision désignant les personnes habilitées à faire fonctionner le compte. Tant que ce n’est pas fait, le club vit avec les moyens de paiement de l’ancienne équipe — situation inconfortable pour tout le monde, et intenable si l’ancien trésorier s’éloigne.

Profitez-en pour transférer ce qui traîne : accès à la comptabilité, code de la caisse de la buvette, contrats de prélèvement, abonnements payés sur un compte personnel. La passation financière est le vrai sujet ; la signature bancaire n’en est que la partie visible.

4. Les autres, dans la foulée

• La mairie et les services des sports : ils conditionnent créneaux, subventions et clés des installations. Un courrier signé du nouveau président suffit.
• L’assureur du club : le contrat responsabilité civile mentionne souvent les dirigeants. Signalez le changement par écrit.
• Le Compte Asso (subventions de l’État, ANS) : le compte administrateur doit changer de mains, sinon le dossier de l’an prochain est inaccessible.
• Les sponsors et partenaires : un mail de présentation du nouveau bureau vaut mieux qu’un partenaire qui apprend le changement par la rumeur.

La passation qui évite tout ça

Le vrai risque d’un changement de bureau n’est pas administratif : c’est la mémoire perdue. Prévoyez, dans le mois qui suit l’AG, une réunion de passation d’une heure avec l’ancienne et la nouvelle équipe, et une liste écrite : accès et mots de passe, contacts district, échéances de l’année, engagements en cours, dossiers ouverts. Notre article sur l’assemblée générale du club détaille le procès-verbal qui sert de base à cette liste.

Une part de cette mémoire peut simplement cesser d’être personnelle. Quand l’annuaire des licenciés, l’historique des communications et les droits de chaque dirigeant vivent dans l’outil du club plutôt que dans un téléphone, la passation se réduit à changer un rôle : c’est ce que fait KlubOn côté président, et c’est ce qui distingue un club qui change de bureau d’un club qui recommence de zéro.