Footclubs : le guide du correspondant de club

Dans chaque club affilié, une personne détient une clé dont presque personne ne mesure la portée : le correspondant Footclubs. C’est lui qui décide qui voit quoi, qui peut engager une équipe, qui peut valider une licence, qui peut ouvrir une feuille de match. Quand il part sans transmettre, le club passe trois semaines à téléphoner au district. Voici le guide du poste, pour la saison 2026-2027.

Footclubs, en une phrase

Footclubs est le back-office des clubs de la FFF : licences, engagements d’équipes, calendriers et compétitions, éducateurs, informations administratives du club, échanges officiels avec le district et la ligue. Tout ce qui est officiel passe par là — le reste (convocations, présences, communication aux familles) se gère ailleurs, et c’est très bien ainsi.

Le correspondant Footclubs, lui, n’est pas un simple utilisateur : il est l’administrateur des utilisateurs de son club. Il crée, modifie et supprime les comptes, et attribue les droits d’accès aux différents modules. C’est un rôle de gouvernance, pas une corvée informatique.

Le symptôme numéro un : « je ne vois rien »

Un dirigeant fraîchement connecté qui ne voit aucune donnée de son club n’a presque jamais un problème de mot de passe : il a un problème d’habilitation. Son compte existe, mais aucun droit ne lui a été attribué. La correction prend trente secondes côté correspondant — encore faut-il chercher au bon endroit avant de passer une demi-heure à réinitialiser un mot de passe qui fonctionnait très bien.

Corollaire : les droits ne suivent pas la personne, ils suivent le compte. Un éducateur qui change de catégorie garde ses habilitations d’avant. Un membre du bureau qui démissionne garde son accès jusqu’à ce que quelqu’un le retire.

La revue des habilitations, à faire chaque intersaison

Ligues et districts le répètent chaque été : la revue des habilitations doit être faite à chaque intersaison et à chaque changement d’équipe dirigeante. Concrètement, une heure de bureau en août :

1. Lister les comptes actifs et cocher, en face de chacun, s’il correspond encore à quelqu’un en activité au club.
2. Supprimer les comptes orphelins — l’ancien trésorier, l’éducateur parti au club voisin. Ce n’est pas de la paranoïa : ces comptes voient les données personnelles des licenciés, ce qui vous ramène directement au RGPD.
3. Réattribuer les droits FMI. En début de saison, le correspondant doit vérifier et réactiver l’habilitation de chaque utilisateur de la feuille de match informatisée, en cochant les cases correspondantes (gestion de la feuille de match informatisée + équipes). Sans cela, la tablette du samedi refuse la récupération des données — le grand classique de la première journée.
4. Nommer un second correspondant, ou au minimum un suppléant informé. Un seul détenteur des accès, c’est un club à l’arrêt le jour où il est en vacances.

Qui doit avoir quoi

Le réflexe qui évite 90 % des ennuis : donner le droit le plus étroit qui permette de faire le travail. Une répartition qui fonctionne dans un club de 250 licenciés :

• Le secrétaire / correspondant : administration des utilisateurs, informations du club, engagements d’équipes, messagerie officielle.
• Le référent licences : le module licences, et lui seul. C’est le poste le plus chronophage de la rentrée (voir notre guide du circuit d’une demande de licence).
• Les éducateurs et dirigeants d’équipe : la feuille de match informatisée et les équipes concernées. Rien d’autre.
• Le président : un accès en consultation large — pour ne pas être l’aveugle de son propre club — mais pas nécessairement les droits d’écriture partout.

Footclubs Compagnon : utile, mais pas un back-office

L’application mobile Footclubs Compagnon met dans la poche des dirigeants et éducateurs l’essentiel du quotidien : consultation des calendriers, résultats et classements, données du club, et saisie de la feuille de match électronique. C’est confortable le samedi matin.

En revanche, elle ne remplace pas le portail web : la gestion des licences, les mutations, le suivi des formations et l’administration du club restent sur Footclubs. Ne promettez donc pas à votre nouveau correspondant qu’il pourra « tout faire depuis son téléphone » — il vous en voudra le premier lundi de septembre.

Ce que Footclubs ne fera jamais pour vous

Footclubs est un outil fédéral : il gère votre club vis-à-vis de la FFF, pas votre club vis-à-vis de ses familles. Il ne convoque pas pour l’entraînement du mardi, ne relance pas les cinq joueurs qui n’ont pas répondu, ne dit pas au trésorier qui a payé, n’envoie pas la photo d’équipe aux parents. Chaque club comble ce vide avec un empilement de tableurs et de groupes de messagerie — jusqu’au jour où il décide d’arrêter.

C’est précisément l’endroit où KlubOn prend le relais : le numéro d’affiliation FFF suffit à récupérer les équipes, les calendriers, les résultats et les classements, et le club continue sa vie — convocations, présences, trésorerie, communication — sans ressaisir ce que la fédération sait déjà. Footclubs reste l’officiel ; le quotidien se joue ailleurs.

La passation, en une page

Le jour où le correspondant change, écrivez noir sur blanc : qui est le nouveau correspondant, quels comptes existent et à qui ils appartiennent, quels droits chacun possède, et le contact du service compétent au district. Une page dans le classeur du bureau. Les clubs qui la tiennent ne repassent jamais par la case « on ne sait plus qui a les accès ».