Organiser un stage de foot pendant les vacances : encadrement, tarifs, planning

Le stage de vacances est l’une des rares opérations qui servent les trois causes d’un club en même temps : elle occupe les enfants pendant que les parents travaillent, elle donne du temps de jeu à des éducateurs qui n’en ont jamais assez, et elle laisse de la trésorerie au club. Encore faut-il la monter dans le bon ordre — l’encadrement et la déclaration avant le flyer. Voici la marche à suivre.

Première décision : avec ou sans hébergement

Tout découle de là, parce que le cadre réglementaire n’est pas le même. Un stage avec nuitées relève des accueils collectifs de mineurs : à partir de quatre nuits, on parle de séjour de vacances ; de une à trois nuits, de séjour court. Les clubs affiliés à une fédération agréée disposent aussi du séjour spécifique sportif, réservé aux mineurs licenciés de 6 ans et plus, à partir de sept participants. Dans tous ces cas, la déclaration se fait auprès du SDJES du département du siège de l’organisateur, en principe deux mois avant le début du séjour, la fiche complémentaire étant à transmettre au plus tard huit jours avant.

Un stage à la journée est beaucoup plus simple à monter, mais il n’échappe pas à toute règle : l’accueil de loisirs sans hébergement commence à sept mineurs, dès lors que l’accueil fonctionne au moins quatorze jours dans l’année, à raison de deux heures par jour au minimum. Une semaine isolée reste sous ce seuil ; un club qui ouvre un stage à chaque vacance scolaire le franchit dans l’année. Le réflexe utile : un appel au SDJES de votre département avant de lancer les inscriptions — la réponse prend dix minutes et engage l’administration, contrairement à l’avis d’un dirigeant du club voisin.

L’encadrement : le vrai facteur limitant

Ce n’est ni le terrain ni les ballons qui plafonnent votre stage, c’est le nombre d’adultes disponibles cinq jours d’affilée. Comptez un éducateur pour dix à douze enfants en U11 et au-dessus, un pour huit chez les plus jeunes, plus un responsable qui n’encadre pas de groupe : c’est lui qui gère les parents, les bobos, les repas et les imprévus. Deux points à vérifier avant de recruter votre équipe : toute personne qui enseigne le football contre rémunération doit détenir une qualification prévue par le code du sport, et l’honorabilité des encadrants se contrôle via les licences. Un stage encadré par des bénévoles licenciés du club reste possible — c’est le paiement qui change les obligations, pas la bonne volonté.

La journée type qui tient debout

• 8 h 30 – 9 h : accueil échelonné, pointage, mot du jour.
• 9 h – 10 h 30 : séance technique (le meilleur moment de la journée, fraîcheur comprise).
• 10 h 30 – 11 h : pause, eau, fruits — non négociable en juillet.
• 11 h – 12 h : jeux réduits ou ateliers ludiques (jonglage, précision, vitesse).
• 12 h – 13 h 30 : repas et temps calme (jeux de société, vidéo, quiz foot). Le temps calme n’est pas une option : sans lui, l’après-midi est ingérable.
• 13 h 30 – 15 h : tournoi interne, avec classement cumulé sur la semaine.
• 15 h – 16 h 30 : atelier thématique (gardiens, arbitrage, PEF, sortie piscine le jeudi).
• 16 h 30 – 17 h : goûter, remise des points, départ.

Deux conseils de terrain : prévoyez un plan pluie écrit (gymnase réservé, salle du club-house, quiz et vidéo prêts) et un fil rouge sur la semaine — un classement par équipes mélangeant les âges fait plus pour l’ambiance que n’importe quel exercice.

Fixer le tarif sans se tromper

La méthode est la même que pour un tournoi : on part du coût réel par enfant, on ajoute une marge, on compare au marché local (les stages municipaux sont votre vraie référence de prix, pas les académies privées). Exemple pour une semaine à la journée, quarante enfants, sans repas fourni :

• Recettes : 40 × 110 € = 4 400 €.
• Encadrement rémunéré (4 éducateurs, 5 jours) : ≈ 1 800 €.
• Tee-shirts du stage : 40 × 8 € = 320 €.
• Goûters, eau, fruits : ≈ 250 €.
• Sortie du jeudi (transport) : ≈ 450 €.
• Matériel, récompenses, divers : ≈ 250 €.
• Résultat : environ 1 330 € pour le club — et quarante familles qui ont vu le club fonctionner cinq jours de suite.

Prévoyez un tarif fratrie, un tarif « non-licencié » légèrement supérieur (c’est votre meilleur canal de recrutement de septembre) et, si votre commune ou votre CAF propose des aides aux familles, indiquez-le noir sur blanc sur la page d’inscription : une aide inconnue n’est jamais demandée. Ces montants entrent ensuite dans le budget prévisionnel comme une ligne à part entière, pas comme une recette exceptionnelle.

Inscriptions : le point où l’on perd le plus de temps

Le flyer PDF renvoyant à un mail, le chèque à déposer dans la boîte du club, le tableur recopié trois fois : c’est la partie la plus chronophage d’un stage, et celle qui décourage les familles les moins disponibles. Une page publique d’inscription avec paiement en ligne règle le problème — dans KlubOn, le stage a son lien et son QR code, les familles s’inscrivent et paient en ligne, l’argent arrive directement sur le compte du club et la liste des inscrits est à jour en permanence, autorisations et allergies comprises.

Le rétroplanning à six semaines

1. S-6 : décision du bureau, dates, terrain et vestiaires réservés, appel au SDJES si besoin.
2. S-5 : équipe d’encadrement bouclée et confirmée par écrit.
3. S-4 : tarif voté, page d’inscription ouverte, communication aux licenciés puis aux écoles.
4. S-2 : commande des tee-shirts, réservation de la sortie, plan pluie verrouillé.
5. S-1 : point d’effectif, constitution des groupes, mail pratique aux familles (horaires, affaires, repas).
6. J+7 : bilan chiffré, photos envoyées aux familles, relance d’inscription pour les non-licenciés. C’est là que le stage rapporte sa deuxième fois.

Un stage réussi ne se juge pas le vendredi soir, mais en septembre : au nombre d’enfants venus tester le club pendant les vacances et repartis avec une licence.